Digitalisierung im Office
Prozesse passgenau digitalisieren und automatisieren
Mehrwert durch Digitalisierung im Office
Unter Digitalisierung im Office verstehen wir zum einen die Transformation von analogen zu digitalen Informationsflüssen und die virtuelle Zusammenarbeit in verteilten Teams.
Vom Analogen zum Digitalen
Zur Umsetzung des Grundprinzips „Werte ohne Verschwendung schaffen“ können Digitalisierung und Automatisierungslösungen helfen. Grundsätzlich verfolgen wir das Prinzip „erst optimieren dann automatisieren“. In unseren Projekten setzen wir zur Unterstützung der Analyse und Umsetzung auf Digitalisierungslösungen, die unseren Kunden einen wirklichen Mehrwert bringen.
Judith Fellsches
Partnerin
Telefon: +49 211 63 55 89 60
E-Mail: info@lmx.eu
Lean Management & Digitalisierung 2024 an der Ruhr-Universität Bochum
Business Process Management (BPM) Software
In Ergänzung der bewährten Wertstromanalyse für Informationsflüsse dokumentieren wir die Ist-Wertströme im BPM Tool und nutzen die Vorteile der Software wie z.B. die Berechnung der Durchlaufzeiten, Kapazitätsbindung je Funktion oder auch die Berechnung eines Digitalisierungsgrades. Nach der Optimierung im Workshop modellieren wir den Soll-Prozess ebenfalls im Tool und können somit auch schnell Vergleiche durchführen. Zudem wird die Implementierung des neuen Prozesses durch die BPM Software unterstützt, da alle einfach den neuen Prozess einsehen oder z.B. kommentieren können. Der eingetragene Prozesseigentümer wird nach Ablauf der Gültigkeit erinnert, wodurch die kontinuierliche Überprüfung unterstützt wird.
Ihre Mehrwerte
- Wir beraten Sie, ob eine Business Process Management Software bei Ihrer Problemstellung hilfreich ist
- Für Ihr Projekt bringen wir die Software mit - profitieren Sie von der ergänzten Wertstromanalyse und -design ohne Risiken und Zwang eine neue Software anzuschaffen. Eine Übertragung in Ihre vorhandene BPM Software Lösung ist dank des BPMN 2.0 Standards kein Problem – natürlich ist auch eine Modellierung in Ihrem System möglich
- Sie sind auf der Suche nach eine BPM Software? Profitieren Sie von unserer Expertise und unserer strukturierten Vorgehensweise zur Auswahl einer BPM Software, die alle Beteiligten involviert und damit die Akzeptanz wesentlich erhöht.
Process Mining
Process Mining Software visualisiert Prozesse basierend auf den IT-Transaktionsdaten. Wir hinterlassen mit jeder IT-Systemgestützten Aktivität unsere „Fußspuren“ (Transaktionsdaten, Logdaten) in IT-Systemen. Diese Daten werden gesammelt und über die Process Mining Software aufbereitet. Wir ergänzen unsere Wertstromanalyse mit Process Mining und erhalten somit eine sehr hohe Objektivität und Detailgrad ohne den Blick für den Ende-zu-Ende Prozess zu verlieren.
Ihre Mehrwerte
- Wir beraten Sie, ob Process Mining bei Ihrer Problemstellung hilfreich ist
- Für Ihr Projekt bringen wir die Software mit - profitieren Sie von der ergänzten Wertstromanalyse und -design ohne Risiken und Zwang eine neue Software anzuschaffen.
- Wir können fachliche Anforderungen in IT-Spezifkationen übersetzen, da wir über ein sehr ausgeprägtes Prozessverständnis und eine hohe IT-Affinität verfügen.
Robotic Process Automation (RPA) und Low Code Programming
Prozesse, die sich häufig wiederholen und nach sehr klaren Regeln ablaufen, bieten sich für eine Automatisierung mit sogenannten „Bots“ an. Hierbei verfolgen wir weiterhin die Lean Denkweise, denn automatisierte Verschwendung bleibt Verschwendung. Gerade „Bots“ und kleinere Automatisierungen können über verschiedene Softwarelösungen realisiert werden. Wir möchten das bestmögliche Ergebnis für Sie realisieren und das möglichst mit Boardmitteln. Wir prüfen, ob bei Ihnen Softwarelösungen z.B. in der Office 365 Umgebung zur Realisierung geeignet sind, bevor wir über neue Softwarelösungen nachdenken. Um einen langfristigen Effekt sicherzustellen, berücksichtigen wir bei der Identifikation der geeigneten Teilprozesse nicht nur den einmaligen Aufwand zum Erstellen des Bots sondern auch die Betriebsprozesse wie Change Request Management und Wartungen. Die eigenständige Automatisierung von Abläufen durch die Fachbereiche bringt viele Mehrwerte mit sich, birgt aber auch das Risiko, das ein „Wildwuchs“ an Lösungen entsteht. Dieser „Wildwuchs“ kann zu erheblichem Mehraufwand führen, wenn z.B. ein Quellsystem angepasst wird und die Automatisierung nicht mehr funktioniert – dies aber zunächst niemand mitbekommt. Daher achten wir in unseren Projekten auf höchstmögliche Flexibilität bei gleichzeitiger Sicherung der Nachhaltigkeit.
Ihre Mehrwerte
- Wir identifizieren mit Ihnen die geeigneten Teilprozesse für RPA
- Erhöhen Sie die Mitarbeiterzufriedenheit durch die Entlastung von repetitiven und langweiligen Abläufen
Visualisierung mit Dashboards
Visual Management ist gerade in der Administration sehr wichtig, da Informationen zunächst sichtbar gemacht werden müssen. Wir betten Dashboards in das Officefloor Management ein, da ein regelmäßiges Besprechen der Kennzahlen und Abweichungen Basis für die kontinuierliche und zielgerichtete Verbesserung sind. Wir haben eine strukturierte Vorgehensweise entwickelt, um die richtigen Kennzahlen zu ermitteln und diese auf einem Dashboard verfügbar zu machen. Hierbei setzen wir ihr bestehendes Tool ein oder bringen eine Lösung mit. Die Vorgehensweise bezieht die Nutzer des Dashboards mit ein und stellt somit sicher, dass Sie schnell in die Verbesserung kommen anstatt über Datenherkunft, -validität und -aktualität zu diskutieren.
Ihre Mehrwerte
- Transparenz schaffen basierend auf Zahlen, Daten und Fakten
- Aufbau eines ganzheitlichen Abweichungsmanagements, anstatt nur Kennzahlen darzustellen
- Manchmal ist weniger mehr – richtig visualisieren, um das wichtige sofort zu erkennen
Virtuelle Zusammenarbeit
Wir gestalten ca. 50% unserer Projekte und Trainings, ohne bei unseren Kunden vor Ort zu sein. Wir schätzen den direkten Austausch sehr und wissen inzwischen, wann dieser unerlässlich ist, um einen Projekt- oder Trainingserfolg sicherzustellen. Die virtuelle Zusammenarbeit benötigt angepasste Vorgehensweisen und eine noch stärkere Visualisierung, um die Team-Performance hoch zu halten. Tools zur Kollaboration, zur Aufgabensteuerung und Organisation sind genauso wichtig wie die richtigen Verhaltensweisen und Regeln der Zusammenarbeit.
Wir haben ein großes Portfolio an Vorgehensweisen, Tipps und Tools aufgebaut, welches wir in Trainings vermitteln und in unseren Projekten anwenden.